Door Gerlanda Dirksen
In mijn werk als trainer-adviseur krijg ik dikwijls te maken met ondernemingsraden uit verschillende branches en sectoren. Zij stellen mij wel eens de vraag, ‘hoe schrijf je als ondernemingsraad nou een goed advies en/of instemming?’
Ja, daar is volgens mij geen standaard antwoord op te geven en eigenlijk ook niet even in een paar zinnen uit te leggen. Dus ga ik daar meestal in de training of het adviestraject iets langer en dieper op door. Toch zal ik in deze blog zo kort mogelijk beschrijven wat er in essentie bij het schrijven van een OR reactie belangrijk is.
Maak vooraf een goede analyse!
Analyseer zo goed mogelijk de advies en/of de instemmingsaanvraag. Hiervoor heb ik een checklist gemaakt met een aantal belangrijke vragen…..
Checklist Het analyseren van een advies en instemmingsaanvraag.
- Over welk onderwerp gaat het en wat zijn de belangrijkste elementen van het voornemen of plan?
- Wat is achtergrond en aanleiding voor het plan of voornemen?
- Welk probleem denkt men er mee op te lossen?
- Welke status heeft het plan of voornemen?
- In welk stadium bevindt het zich?
- Op welke eerdere besluitvorming sluit dit plan of voornemen aan en welke plannen of besluiten volgen op dit plan of voornemen?
- Hoe hangt dit voornemen of plan samen met andere voornemens of besluiten of procedures die in gang zijn gezet in vestiging of concern?
- Welke concrete doelstellingen moeten bereikt worden met het plan of voornemen?
- Welke op korte termijn en welke op lange termijn?
- Hoe past dit plan of voornemen in het lange termijn beleid van de organisatie?
- Wat is concreet het verschil met de huidige situatie? (Personeel/formatie, Structuur/leiding, Activiteiten/locaties, Regelingen enz.)
- Wat zijn voor- en nadelen ten opzichte van de huidige situatie voor bedrijf en werknemers?
- Welke risico’s loopt het bedrijf met dit plan of voornemen?
- Welke gevolgen zijn er voor werknemers als het gaat om arbeidsplaatsen/werkgelegenheid, arbeidsinhoud, arbeidsverhoudingen en medezeggenschap en arbeidsvoorwaarden? (Kwalitatief en kwantitatief)
- Hoe worden nadelen, risico’s voor het bedrijf en nadelige gevolgen voor werknemers opgevangen? Met welke maatregelen?
- Wat is het wettelijk kader als het gaat om dit voorgenomen besluit en de maatregelen om de gevolgen op te vangen?
- Is er een sociaal plan?
- Welke alternatieven in bespreking zijn geweest? Wat waren voor- en nadelen, risico’s en gevolgen voor werknemer?
- Met wie zijn besprekingen gevoerd om tot dit voornemen of plan te komen? Is er ook met medewerkers gepraat? Met wie of met welke groepen?
- Op welk onderzoek is het plan of voornemen gebaseerd?
- Wat gebeurt er als het plan niet uitgevoerd wordt?
- Wanneer moet het plan of voornemen uitgevoerd zijn? Wanneer begint men met invoering?
- Wat is het stappenplan daarvoor?
- Wie doet wat, wanneer? Wie is eindverantwoordelijke?
- Welke kosten zijn gemoeid met het gehele plan? Hoe is de financiering geregeld?
- Welke rol is er voor de OR weggelegd? Welke raadpleging, waarover en wanneer? Wat wordt er van de OR verwacht, hoe en wanneer?
- Hoe en wanneer vindt evaluatie plaats? Welke rol krijgt de OR daarin?
- Hoe wordt de OR tijdens het invoeringsproces geïnformeerd en/of geraadpleegd?
- Welke standpunten of knelpunten worden door de achterban naar voren gebracht?
- Welke rol is er voor vakbonden? Welke raadpleging, waarover en wanneer?
Zodra de OR in onderling overleg, met de collega’s in het bedrijf (de achterban) en met de bestuurder uiteindelijk een OR mening, visie of standpunt heeft bepaald, kan de raad overgaan tot het schrijven van het OR advies of de instemming. De ondernemingsraad mag overigens een (externe) expert uitnodigen ter advisering. Laat je niet onder druk zetten om te snel te handelen. Kwaliteit is hierin een belangrijke factor.
Het schrijfwerk
Bij het schrijven van de OR reactie kunnen de volgende voorbeeldzinnen je van dienst zijn. Let goed op de toon die je in de brief wilt hanteren. Elke OR heeft zijn eigen stijl!. Een ding staat vast noteer helder in de reactie de feitelijke informatie. bron, naam, datum, titel, thema, etc. Op die manier kunnen er ook geen misverstanden ontstaan.
Succes!
Gerlanda Dirksen geregistreerd opleider ondernemingsraden
Gerlanda Dirksen 